Die ab 2025 verpflichtende E-Rechnung ist maschinenlesbar und eignet sich für die automatisierte Erfassung. Der Beitrag zeigt, wie Sie solche Rechnungen mit geeigneter Software unter Linux erstellen und validieren.
Rechnungen werden in der Regel als PDFs per E-Mail verschickt oder sind im Kundenbereich der Websites von Unternehmen abrufbar. Einige Firmen verschicken auch Bilddateien oder versenden die ausgedruckten Rechnungen per Post. Will der Empfänger die eingehenden Rechnungen verbuchen, muss er die Beträge manuell in seine Buchhaltung übertragen. Rechnungen in Papierform müssen für die elektronische Archivierung eingescannt werden. Die E-Rechnung kann das Verfahren beschleunigen. Dabei handelt es sich um eine maschinenlesbare XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Die Datei können Unternehmen direkt oder als PDF mit Anhang verschicken.
Wen die E-Rechnungspflicht betrifft
Schon ab Anfang 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das ist keine Hürde, weil dafür ein E-Mail-Postfach ausreicht. Der Empfänger muss nur die ordnungsgemäße Archivierung sicherstellen (siehe https://m6u.de/GoBD). Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen tritt 2027 in Kraft, allerdings nur für Unternehmen mit mehr als 800 000 Euro Umsatz. Ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen (siehe „Wachstumschancengesetz“, https://m6u.de/WCGE).
Die Regelungen gelten nur für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) oder zwischen Unternehmen und Behörden (B2G), nicht aber für Rechnungen an Privatkunden (B2C). Ausgenommen sind auch Rechnungen von oder an ausländische Kunden, sowie Kleinbeträge unter 250 Euro und steuerfreie Leistungen (UStG § 4).
Auch wenn die E-Rechnung jetzt noch nicht jeden betrifft, sollten sich Unternehmen zeitnah damit befassen. Die unkomplizierte Verbuchung von Rechnungen im Unternehmen steht bei den gesetzlichen Neuregelungen nicht im Vordergrund. Vielmehr sollen E-Rechnungen für die zeitnahe Abgabe von Umsatzsteuererklärungen an das Finanzamt sorgen (statt wie bisher monatlich oder quartalsweise) und damit Umsatzsteuerbetrug verhindern.
Formate für E-Rechnungen
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, https://www.ferd-net.de) ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen. Das Format kombiniert eine herkömmliche PDF-Rechnung mit einem XML-Anhang. Der Empfänger kann den Inhalt wie gewohnt am Bildschirm lesen, zusätzlich aber die XML-Daten automatisch per Software auswerten.
XRechnung ist ein Standard der E-Rechnungs-Initiative der deutschen Bundesregierung gemäß der europäischen Norm EN 16931 und der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV, https://m6u.de/ERECHV). Es ist das bevorzugte Format der Bundesbehörden, die aber auch ZUGFeRD-Rechnungen akzeptieren.
Eine XRechnung-Datei besteht nur aus dem strukturierten XML-Datensatz ohne visuelle Komponente. Der XML-Inhalt ist mit jenem der ZUGFeRD-PDFs weitestgehend identisch.
Welches Fomat geeignet ist, sollte man mit dem Empfänger absprechen, denn es gibt mehrere Varianten des Rechungsformats. Einige Unternehmen benötigen ausführliche Angaben in Rechungen, anderen genügt ein Basis-Datensatz. Das ZUGFeRD-Format definiert sechs verschiedene Profile, von denen man in der Regel EN 16931 („Comfort“), Extended oder XRechnung verwenden solllte, um die EU-Norm 16931 zu erfüllen.
E-Rechnungen erstellen und prüfen
Fakturama (www.fakturama.info) ist eine Open-Source-Faktura-Software, mit der sich Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen und mehr erstellen lassen. Die Anbindung an einen Webshop für den automatischen Datenaustausch ist ebenfalls möglich. Laden Sie über www.fakturama.info/downloads das Paket für Ihre Linux-Distribution herunter und installieren Sie es. Ein deutschsprachiges Handbuch zur jeweils aktuellen Version finden Sie über https://files.fakturama.info/release. Beim ersten Start geben Sie ein Arbeitsverzeichnis an, in dem Fakturama alle Dokumente speichert.
Nach „Datei –› Einstellungen“ füllen Sie die Felder unter „Firmendaten“ möglichst vollständig aus. Unter „ZUGFeRD Einstellungen“ aktivieren Sie „Erzeuge ZUGFeRD-Datei“ und belassen die Option „2.1 (XRechnung/Faktur-X)“. Hinter „Profil“ wählen Sie „ZUGFERD_V2_COMFORT“ für PDFs mit angehängten XML-Daten. Wählen Sie „XRECHNUNG“, wenn Sie nur XML-Dateien benötigen. Darunter kommen diese Variablen:
XML/{yyyy}/{doctype}/{docname}_{address}.xmlFür die Rechungserstellung verwendet Fakturama Libre Office. Öffen Sie zur Vorbereitung den Writer mit einem beliebigen Dokument und gehen Sie auf „Datei –› Exportieren als –› Als PDF exportieren“. Aktivieren Sie „(PDF/A, ISO 19005)-Archiv“, stellen Sie darunter „PDF/A-3b“ ein und klicken Sie auf „Exportieren“. Libre Office merkt sich die Konfiguration dauerhaft.
Zurück in Fakturama laden Sie Beispieldaten per Klick auf „Webshop“ oder Sie legen über „Neu erzeugen“ Einträge für Produkte und Debitoren (Kunden) an. Gehen Sie auf „Neu erzeugen –› Neue Rechnung“, füllen Sie das Formular aus, klicken Sie auf „Speichern“ und dann auf „Drucken“. Die ODT- und PDF-Datei finden Sie anschließend im Arbeitsverzeichnis in Ordnern unterhalb von „Dokumente“. Wenn Sie sich in den Einstellungen für das ZUGFeRD-Format entschieden haben, sind die XML-Daten im PDF enthalten, andernfalls erzeugt Fakturama eine PDF-Datei ohne Anhang und eine XML-Datei extra.
Alternative: Xrechnung (https://m6u.de/XRECH) ist eine Datenbankanwendung für Libre Office, mit der sich E-Rechungen erstellen und einlesen lassen (nur XRechnung). Unter Linux müssen Sie dafür zusätzlich das Paket „libreoffice-base“ installieren. Im Download ist eine PDF-Datei enthalten, die die nötige Konfiguration von Libre Office beschreibt.
E-Rechnung prüfen: Auf www.portinvoice.com können Sie PDF- und XML-Dateien validieren, auf https://erechnungsvalidator.service-bw.de nur den XML-Teil. Wer für diese Aufgabe ein lokales Tool bevorzugt, lädt es über https://quba-viewer.org herunter. Das Programm im Appimage-Container prüft PDF- und XML-Dateien.
E-Rechnungen verarbeiten: Das Programm Jes (www.jes-eur.de) eignet sich für Nutzer, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen wollen. Im Downloadbereich laden Sie das Paket für Ihre Linux-Distribution herunter. In Jes gehen Sie dann auf „Einstellungen –› Programmeinstellungen“ und aktivieren auf der Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ die Option „Dateianhänge an Belege zulassen“. Über „Belege –› Eingeben“ öffnen Sie die Belegeingabe, klicken auf „Dateianhang –› Hinzufügen“ und wählen eine PDF-Datei im ZUGFeRD-Format aus. Bestätigen Sie mit „Ja“ und setzen Sie dann Häkchen vor die Daten, die Sie importieren möchten. Speichern Sie den Beleg per Klick auf „Speichern + schließen“. Über das Menü „Auswertung“ lassen Sie sich dann Berichte wie „Umsatzsteuer“ oder „Saldenliste“ ausgeben.
Weitere Tools: Auf www.mustangproject.org/commandline gibt es ein Java-Kommandozeilentool, das XML-Daten aus PDFs extrahiert, PDF und XML kombiniert sowie Dateien im ZUGFeRD- oder Xrechnung-Fomat validiert. Beispiele für den Aufruf im Terminal finden Sie auf der Downloadseite.